KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA BİLGİLENDİRME
Ulu Eğitim Hizmetleri ve Ticaret Ltd. Şti. (“Erkan Ulu Okulları” olarak anılacaktır) olarak, kişisel verilerinizi hassasiyetle korumakta, veri sorumlusu sıfatına haiz olarak tüm yükümlülüklerimizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” olarak anılacaktır) ve ilgili mevzuat uyarınca hukuka uygun olarak yerine getirmekteyiz. Sizlere ait kişisel verilerin, hangi kapsamda işlenebileceğini ve haklarınızı işbu aydınlatma metni ile açıklamaktayız.
1-Kişisel Verileriniz ve Edinme Yöntemlerimiz
KVKK Kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin ad, soyad, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, adres, e-posta adresi, velâyet bilgileri, ders notları, Ip adresi, kamera görüntüsü gibi her türlü bilgiyi (“Kişisel Veri”) ve bunun bir özel türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri ise, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileriniz ile biyometrik ve genetik verilerinizi (“Özel Nitelikli Kişisel Veri”) ifade eder. Bu Aydınlatma Metni kapsamında Kişisel Verileriniz için yapılan açıklamalar Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır. Bizlerle telefonda veya yazılı olarak yahut elektronik ortamda paylaştığınız tüm bilgileriniz KVKK kapsamında işlenmektedir.
2-Kişisel Verilerinizi Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Topluyoruz?
Yürütmekte olduğumuz tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde KVKK başta olmak üzere ilgili mevzuatta aranan tüm yükümlülüklere ve ilkelere uygun hareket etmekte ve Kişisel Verilerinizin güvenli bir şekilde işlenmesi için gerekli güvenlik tedbirlerini almaktayız. KVKK gereğince, aşağıda sayılanlar ve bunlara ileride eklenebilecek sair kanallar vasıtasıyla Kişisel Verilerinizi otomatik yahut otomatik olmayan yollarla, sesli, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde toplamakta ve işleme amacına göre KVKK Madde 5.1, Madde 5.2, Madde 6.2 ve Madde 6.3 kapsamında işlemekteyiz:
- Erkan Ulu Okulları tarafından kurulan veya faaliyette bulunan ve Erkan Ulu Okulları adı altında yönetilen okuldaki bilgi işlem sistemi kanalıyla,
- E-posta adreslerimiz (“E-posta”) üzerinden yürütülen yazışmalar, Erkan Ulu Okulları birimleri, web sitesi, sosyal medya, üçüncü kişiler tarafından yazılan mobil uygulamalar dahil sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim araçları (“İletişim Araçları”) kanalıyla,
- Erkan Ulu Okulları’nın hizmet verdiği yahut hizmet aldığı grup şirketleri, iş ortakları, üretici firmalar veya hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar gibi üçüncü kişiler kanalıyla.
3-Kişisel Veriler Kimlere Aktarılabilir?
Kişisel verilerin aktarılabileceği kişi/kuruluşlar; Erkan Ulu Okulları olarak ilgili mevzuata ve kurum kurallarına uygun olarak faaliyetlerimizi yürütmek, okul güvenliğinin tesisi, kayıt işlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi, sosyal aktivitelerin düzenlenmesi, okul yıllığının oluşturulması, uzaktan eğitim için gerekli her türlü fiziki ve/veya mobil-elektronik organizasyonun sağlanması, kişisel sağlık ve kamu sağlığının korunması gibi amaçlarla hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız grup şirketleri, iş ortakları, tedarikçi firmalar, bankalar, finans kuruluşları, hukuk, vergi vb. benzeri alanlarda destek alınan danışmanlık firmaları, denetçiler ve ilgili kanunlar gereği iletilmeleri gereken tüm resmi kurum ve kuruluşlar, KVKK ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Milli Eğitim Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Sağlık Bakanlığı gibi kamu tüzel kişileri, sigorta firmaları, adli merciler, bağlı ortaklıklarımız ve/veya tedarikçilerimizdir.
Ayrıca açık rızanızın bulunduğu hallerde kişisel verileriniz, başta Avrupa ülkeleri ve Rusya olmak üzere yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), güvenlik ve benzeri alanlarda destek aldığımız üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
4-Hangi Kişisel Verilerinizi İşlemekteyiz?
İşlediğimiz Kişisel Verilerinize aşağıdaki örnekler verilebilir:
Bize Sağladığınız Kişisel Veriler: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, vergi numarası, telefon numarası, e-mail adresi, iş ve ikametgâh adresleri, sürücü ehliyeti, kimlik bilgileri, fotoğraf, velayet bilgisi, maaş bilgisi, banka hesap bilgisi, nafaka bilgisi, kan grubu, sağlık bilgileri, ikamet etmekte olduğunuz yere dair bilgiler, meslek ve iş bilgisi, uyruk, din bilgisi, öğrencinin kardeşlerine ilişkin bilgiler, ve yukarıda belirtilen kanallar üzerinden herhangi bir şekilde tarafımızla paylaştığınız, size ve çocuğunuza ait diğer her türlü kişisel verilerinizdir.
Otomatik Yollarla Toplanan Kişisel Veriler Dahil Sair Bilgiler: Uzaktan eğitim faaliyetleri sırasında veya okulda bulunulduğu esnada görüntü ve ses kaydı cihazları veya diğer vasıtalarla otomatik şekilde toplanan, size ve çocuğunuza ait kişisel verilerinizdir.
Sair Yollarla Edinilen Kişisel Veriler: Bizden alınan eğitim hizmeti esnasında oluşan veriler (öğrenci sınav ve not bilgileri, öğretmen görüş notları, fotoğraf), iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve diğer üçüncü kişilerin daha önce vermiş olduğunuz izninize dayalı olarak tarafımızla paylaştığı, size ve çocuğunuza ait kişisel verilerinizdir.
5- Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla İşliyoruz?
Kişisel Verilerinizi KVKK md. 5 ve md. 6 kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlemekteyiz:
- Eğitim öğretim sürecini yürütmek,
- Öğrenci akademik ve sosyal gelişimini takip etmek,
- Öğrencilerin eğilimlerine göre eğitim çeşitliliği yaratmak,
- Öğrencilerin sağlık durumlarını takip etmek ve sağlık dosyalarını oluşturmak,
- Öğrencilerin durumu hakkında ve her türlü konuda sizleri bilgilendirmek,
- Eğitim kapsamında mobil uygulamalar kullanmak,
- Öğrenci ulaşım operasyonunu sürdürmek,
- Kaynakların verimli kullanımı gibi konularda önlemler almak,
- Gezi faaliyetleri ve sosyal sorumluluk projeleri gerçekleştirmek,
- Kayıt işlemlerini sürdürmek,
- Okul yıllıkları yaptırmak,
- Muhasebe ve hukuk işlerini yürütmek ve takibini sağlamak,
- Kişisel sağlık ve kamu sağlığı korumak,
- Kutlama, tanıtım vb. konularda iletiler paylaşmak,
- Kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve yasal haklarımızı korumak,
- Meşru menfaatlerimizi korumak.
Ayrıca Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz de açık rızanız alınarak işlenebilmektedir.
6- Kişisel Verilerinizi İşleme Süremiz nedir?
Kişisel verileriniz KVKK başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata ve diğer mevzuatta zorunlu kılınan sürelere uygun şekilde her halükârda yukarıdaki meşru amaçlar ortadan kalkmadığı müddetçe işlenecektir.
7-Kişisel Verilerinizin Hangi Şartlarda İşlenebileceği
KVKK’nun 5. maddesinde belirtilen,
- Açık rızanızın varlığı,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
şeklindeki işlenme şartlarından en az birisi var olduğu müddetçe bilgilerinizi toplamakta, kaydetmekte, depolamakta, muhafaza etmekte, hizmetlerimizi devam ettirebilmek amacıyla güncellemekte, düzenlemekte, aktarmakta, işlemekteyiz.
8-Veri Sahibi Olarak Haklarınız
KVKK’nun 11. maddesinde belirlendiği üzere, veri sahibi olarak,
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Yukarıdaki iki madde uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.
Bu kapsamda, bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi info@erkanulu.k12.tr e-mail adresimize iletebilirsiniz. Talebiniz üzerine Başvurunuzu, size bildirilecek kep uzantılı e-posta adresimize güvenli elektronik imzalı olarak yahut yine aşağıda yer alan posta adresimize kimliğinizi tespit edici belgeler ile ıslak imzalı olarak ya da noter aracılığıyla göndermeniz gerekmektedir. Erkan Ulu Okulları, talebinizi ilgili belgelerin ulaşmasından itibaren en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerinizin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretleri sizden talep edebiliriz.
Posta Adresi : Erkan Ulu Okulları – Levazım Mah. Çayır Sk. No:15 Ortaköy Beşiktaş 34340 İstanbul (İstanbul Ticaret Sicili No: 660838, Mersis No: 0887055259400014)
E- Posta Adresi : info@erkanulu.k12.tr
Konuyla alakalı daha ayrıntılı bilgi için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu inceleyebilir, www.kvkk.gov.tr internet sitesini ziyaret edebilirsiniz.
Saygılarımızla,
Ulu Eğitim Hizmetleri ve Ticaret Ltd. Şti. (Erkan Ulu Okulları)
Adres : Levazım Mah. Çayır Sk. No:15 Ortaköy Beşiktaş 34340 İstanbul
Telefon : 0212 3478800
E-mail : info@erkanulu.k12.tr
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU
KAPSAMINDA BAŞVURU FORMU
Ulu Eğitim Hizmetleri ve Ticaret Ltd. Şti. (“Erkan Ulu Okulları”), Kişisel Verilere Dair Aydınlatma Bildirimi kapsamında, Erkan Ulu Okulları’na Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi çerçevesinde yapacağınız başvurular için işbu formun Erkan Ulu’ya iletilmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede başvuru yapılmasına ilişkin yönlendirmeleri aşağıda bulabilirsiniz;
1) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklarınızı kullanmak için işbu formu doldurmalısınız.
2) Formu doldurduktan sonra kimliğinizi tespit edici (nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport fotokopisi) belgeleri forma eklemelisiniz.
3) Formun imzalı bir kopyasını “Levazım Mah. Çayır Sk. No:15 Ortaköy Beşiktaş 34340 İstanbul” adresine kimliğinizi tespit edici (nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport fotokopisi) belgeler ile birlikte iletmelisiniz.
4) Başvuru formu;
– Şirketimize elden teslim edilebilir. Bu durumda formunuz gönderi zarfına konur üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamındaki Talepler” yazılarak danışma görevlimize teslim edilir.
– Noter kanalıyla iletilebilir. Bu durumda konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamındaki Talepler” yazılacaktır.
– Başvuru sahibinin güvenli elektronik imzası ile imzalanarak Erkan Ulu Okulları’nda kayıtlı elektronik posta adresinden info@erkanulu.k12.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletilebilir. Bu durumda konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamındaki Talepler” yazılacaktır.
Başvuru formu Erkan Ulu Okulları’na ulaştıktan sonra derhal işleme alınacaktır. Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesi gereğince, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Yanıtlarımız Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesi gereğince, yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.
- Başvuru Sahibi İletişim Bilgileri:
- Lütfen Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki isteminizi detaylı olarak yazınız:
- Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:
Aşağıdaki alanların, sizinle iletişim kurabilmemiz adına doldurulması gerekmektedir.
Adı – Soyadı :
T.C Kimlik Numarası :
Telefon Numarası :
E-posta :
Adres :
☐ Adresime gönderilmesini istiyorum.
☐ E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.
☐ Elden teslim almak istiyorum.
İşlemlerin vekaleten yapılmak istenmesi durumunda noter tasdikli vekâletname ibraz edilmesi gerekmektedir.
Talebinizin gerçekleştirilmesi ve/veya kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için şirketimiz ek bilgi ve talep etme hakkını saklı tutar.
İşbu Başvuru Formu kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı sorumlu değildir.
Başvuru Sahibinin Adı Soyadı :
Başvuru Tarihi :
İmza :